Sugerencias para Mejorar el Teletrabajo en Empresas. Vamos a guiarte en este paso tan importante en tu empresa y organización. Impulsar a tu negocio al éxito.
¿Por qué el trabajo remoto prospera en algunas empresas y fracasa en otras?
Desde que las personas comenzaron a trabajar en remoto hace décadas, las empresas se han mostrado entusiasmadas con las perspectivas de aumentar la productividad, reducir los costes y obtener acceso a un grupo de talento mucho mayor.
Pero, ¿el trabajo remoto o teletrabajo ha estado a la altura de las expectativas? En algunas organizaciones, sí. Automattic (el creador de WordPress) y el gobierno de EE. UU. Son dos buenos, y muy diferentes, ejemplos.
Sugerencias para Mejorar el Teletrabajo en Empresas.
Automattic.
Automattic, una empresa completamente distribuida nacida del movimiento de código abierto, no hace que nadie venga a la oficina, y la mayoría de sus empleados optan por no hacerlo. Se les da tecnología punta, 2.000 dólares para construir una oficina en casa y un gran presupuesto de viaje para que puedan reunirse con otros miembros del equipo dos veces al año en lugares hermosos y emocionantes como La Paz, México y Amsterdam.
En última instancia, estas ventajas ayudan a la empresa a obtener el mejor talento, que a menudo se encuentra fuera de los grandes centros tecnológicos como Silicon Valley y Nueva York.
Gobierno de EE. UU.
En el gobierno de EE. UU., Aunque la adopción varía según el departamento, la Oficina de Administración de Personal informa que el trabajo remoto ha aumentado la satisfacción laboral, reducido la rotación de empleados y ha reducido los costes en varios frentes, incluidos bienes raíces – inmobiliario, servicios públicos y subsidios de viaje.
Otros Ejemplos.
En otros lugares, sin embargo, ha sido una historia diferente. Marissa Mayer declaró el fin del trabajo remoto en Yahoo! hace aproximadamente dos años, citando la necesidad de mejorar la «velocidad y calidad» y beneficiarse de las «decisiones y conocimientos [que] provienen de las discusiones en el pasillo y la cafetería». A raíz de su controvertida decisión, varias empresas de alto perfil, incluidas Best Buy y Reddit, siguieron su ejemplo.
¿Por qué algunas organizaciones obtienen beneficios y otras no? Las condiciones son aparentemente ideales: cada vez más personas eligen trabajar de forma remota. Según una estimación, la cantidad de trabajadores remotos en los EE. UU. Creció en casi un 80%. Los avances en tecnología van a la par.
Aproximadamente el 95% de los hogares tienen acceso a Internet de banda ancha, uno de los facilitadores más importantes del trabajo remoto. Los trabajadores también tienen acceso a una variedad de herramientas que les permiten realizar videoconferencias, colaborar en documentos compartidos y administrar flujos de trabajo complejos con colegas de todo el mundo.
¿Entonces, Cuál es el Problema? Sugerencias para Mejorar el Teletrabajo en Empresas.
La respuesta es simple: muchas empresas se centran demasiado en la tecnología y no lo suficiente en los procesos.
Esto es similar a intentar corregir el rendimiento de un equipo deportivo comprando mejor equipamiento deportivo. Estos ajustes por sí solos pueden resultar en mejoras menores, pero un cambio real requiere un retorno a los fundamentos.
El trabajo remoto exitoso se basa en tres principios básicos:
- Comunicación.
- Coordinación.
- Cultura.
En términos generales, la comunicación es la capacidad de intercambiar información, la coordinación es la capacidad de trabajar hacia un objetivo común y la cultura es un conjunto de costumbres compartidas que fomentan la confianza y el compromiso. Para que el trabajo remoto tenga éxito, las empresas (y los equipos dentro de ellas) deben crear procesos claros que respalden cada uno de estos principios.
Comunicación.
En un entorno virtual, puede ser difícil explicar ideas complejas, especialmente si las personas no pueden hacer preguntas y tener discusiones en tiempo real. La falta de interacción cara a cara limita las señales sociales, que pueden llevar a malentendidos y conflictos.
La forma de evitar errores y malas interpretaciones es hacer coincidir el mensaje con el medio. Para compartir de manera eficaz información compleja o personal, a menudo es necesario observar el lenguaje corporal, escuchar el tono y la inflexión y ser capaz de ver de qué está hablando. Para esos fines, la videoconferencia es la mejor alternativa a hablar cara a cara.
En el otro extremo del espectro, las solicitudes pequeñas y no urgentes se adaptan mejor al correo electrónico, la mensajería instantánea o plataformas todo en uno como Mattermost y Slack. Aunque esto parece tener sentido común, muchas personas por defecto optan por su método de comunicación preferido, lo que puede provocar malentendidos, conflictos y pérdida de productividad.
La frecuencia de la comunicación también es importante. Proporcionar actualizaciones periódicas, responder a los mensajes con prontitud y estar disponible en momentos importantes (especialmente cuando los colegas se encuentran en diferentes zonas horarias) reduce la probabilidad de obstáculos y genera confianza.
Si bien la comunicación ocurre a nivel individual, las empresas pueden establecer normas y brindar formación a sus empleados. Un cliente nuestro ha ido aún más lejos y prohibió el correo electrónico para comunicaciones internas. En su lugar, le ofrecimos una solución de software de gestión de proyectos personalizado. Los empleados se resistieron al principio, pero después de un período de prueba de tres meses, quedaron enganchados.
Coordinación.
A veces, coordinar a los trabajadores remotos puede parecer como una coreografía de un grupo de nadadores sincronizados con los ojos vendados. Todos deberían trabajar en armonía, pero las personas a menudo no saben lo que hacen los demás y cómo todo encaja en una rutina más amplia.
Por eso es importante crear procesos formales que simulan las formas informales en las que tocamos la base cuando estamos físicamente colocados: pasar por el escritorio de un colega, por ejemplo, o almorzar juntos. Estas interacciones sirven como correcciones de rumbo. En su ausencia, es mucho más probable que la gente se extravíe.
Para mitigar este problema, que se agrava cuando todo el equipo es virtual, los gerentes no solo deben articular claramente la misión, asignar roles y responsabilidades, crear planes de proyecto detallados y establecer métricas de desempeño, sino que también deben documentar todo eso en un repositorio al que sea fácil acceder.
Hay muchas herramientas que ayudarán con la coordinación, como Odoo proyectos, pero también debes ser disciplinado para mantener los documentos actualizados al minuto, y ahí es donde entra en juego el proceso. Los equipos deben saber cómo y cuándo las personas deben proporcionar actualizaciones, revisar los entregables y tomar decisiones.
El simple hecho de tener procesos no es suficiente. Los gerentes deben modelarlos y hacerlos cumplir hasta que estén completamente asimilados. También necesitan evaluar a los miembros del equipo sobre qué tan bien se adhieren al protocolo.
De lo contrario, volverán a los viejos hábitos. Podría ser más fácil enviar un correo electrónico rápido para decir que una tarea está casi terminada, por ejemplo, pero las personas inevitablemente se quedarán al margen. Operar fuera de los procesos establecidos minará la cohesión del equipo.
Cultura.
Este principio es especialmente crítico para los equipos virtuales. Pero también es importante para las personas que trabajan de forma remota. Dado que estas personas rara vez se reúnen con sus compañeros de equipo cara a cara. Tienden a concentrarse en las tareas e ignorar al equipo. Esto puede funcionar por un tiempo. Pero debe desarrollarse una cultura para fomentar el compromiso y mantener el desempeño a largo plazo.
El primer paso es generar confianza. Abordar los problemas de comunicación y coordinación reforzará la confianza cognitiva (basada en la competencia y la fiabilidad). Pero la confianza afectiva (basada en los sentimientos) es más difícil de construir virtualmente. Es posible que debas reunir a los miembros del equipo durante períodos cortos de tiempo.
GitHub, qué hace una plataforma para colaborar en el desarrollo de software, reúne a todo su equipo una vez al año para este propósito. También requiere que los nuevos empleados pasen su primera semana en su sede de San Francisco para que desarrollen una comprensión de la cultura de la empresa. GitHub también se une a su plataforma online con rituales que alimentan la cultura y brindan reconocimiento a los empleados.
Organización y Gestión Inteligente.
Los empleados publican logros importantes en el foro y los colegas de todo el mundo publican selfies brindando. Aunque por lo general no beben agua. Al final, estas fotografías se convierten en un video corto y se cargan en un repositorio compartido. Para los trabajadores remotos ubicados en todo el mundo. Este tipo de actividad peculiar proporciona una conexión con los colegas y con la cultura única de la empresa.
Puedes programar llamadas informales regulares. Ya sea uno a uno o en grupo. También puedes ser que no sean tan efectivos como pasar tiempo juntos en persona. Pero tienen los mismos objetivos: reconocer a los miembros del equipo remoto como seres humanos, comprender cómo se sienten y aprender sobre sus vidas fuera de la oficina. Puede parecer incómodo al principio. Pero construir una identidad compartida y conexiones personales conducirá a un mayor compromiso y un mejor desempeño.
Conclusión. La Implementación Exitosa del Trabajo Remoto es Difícil. Sugerencias para Mejorar el Teletrabajo en Empresas.
Requiere una estrategia reflexiva y una ejecución confiable. Pero cuando se hace bien. La recompensa es alta. Mayor productividad, empleados más felices y ahorros de costes (que puedes invertir para construir un mejor negocio).
Con cambios importantes en el lugar de trabajo. Como el gran aumento de Millennials y la línea que se desvanece entre el trabajo y la vida. El trabajo remoto o teletrabajo se convertirá en una herramienta aún más crítica para la contratación y el compromiso de los empleados.
Sobretodo en los tiempos de la Covid19. Empresas como Yahoo! pueden intentar revertir la tendencia. Pero es mejor que evalúen los problemas que los llevaron a prohibir el trabajo remoto y a implementar los procesos adecuados para abordarlos. Sugerencias para Mejorar el Teletrabajo en Empresas.
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