Ventajas Digitalización de Gastos Profesionales. Vamos a mostrarte los beneficios de esta cambio en la gestión empresarial. Para impulsar a tu negocio al éxito.
Contar con un proceso de gestión de gastos digitalizado simplifica la vida de empresas y trabajadores.
Los procesos de gestión de gastos profesionales en las empresas aún están algo obsoletos. En ocasiones, cuando una entidad escucha la palabra “digitalizar”, piensan en un gran desembolso tanto de tiempo como de dinero. Pero actualmente existen aplicaciones y software con gran potencia que permiten digitalizar los documentos profesionales en pocos minutos.
Y es que la digitalización no es más que convertir los documentos en papel en una imagen en formato digital que pueda archivarse, modificarse o suprimirse de manera automatizada. Sin duda, este proceso ofrece numerosas ventajas a las empresas, ya que además de ahorrar gran cantidad de espacio, la información queda accesible a todos los empleados y departamentos.
Las compañías deben decidir antes de comenzar el proceso de digitalización si las herramientas que van a utilizar serán alquiladas o compradas, y esta es una decisión que debe tomarse teniendo en cuenta las necesidades de la empresa, como el número de trabajadores, el número de documentos a digitalizar, la disponibilidad, etc.
Proceso de Digitalización. Ventajas Digitalización de Gastos Profesionales.
Cada empresa puede adoptar su propio proceso, pero las etapas generales de la digitalización de documentos son:
- Reunir toda la información a digitalizar. Es imprescindible comenzar por decidir los documentos que deben pasarse a formato digital.
- Escanear la documentación. Es el paso esencial de este proceso, ya que es la forma de digitalizarlos.
- Transformar las imágenes escaneadas en páginas de texto, gracias a herramientas que cuenten con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) como Odoo. Así, se podrá trabajar sobre estos documentos una vez estén en digital.
- Almacenar la información: contar con una solución que centralice toda la información es importante, ya que esto mejora el acceso a los documentos a todos los departamentos de la empresa.
Ventajas de la Digitalización.
Ahorro para la Empresa.
Siguiendo los datos del estudio de HRS y la Fundación GBTA, el tratamiento de una nota de gastos profesionales le cuesta a cada empresa alrededor de 53€, lo que equivale a 20 minutos de tiempo de trabajo de un empleado. Además, de media, una de cada cinco notas de gastos contiene errores, lo que en dinero supone una pérdida de 48€ así como 18 minutos que se dedican a subsanar estos errores.
Pero el ahorro no es solo económico, sino también de espacio. Almacenar cientos y cientos de recibos, tiques y facturas supone para las empresas un gran espacio, carpetas y demás elementos necesarios para su conservación. Con una solución digital de gestión de gastos, estos costes se rebajan a cero, ya que todo queda centralizado en una única plataforma.
El Tiempo se Reduce en un 80%.
Esto es un hecho constatado por los clientes de una solución de gestión de gastos profesionales como por ejemplo Odoo y también nuestro colaborar Expensya. La gestión manual de los gastos ocupa una gran parte del tiempo de los trabajadores, sobre todo cuando se acerca el cierre de los ejercicios y los trabajadores quieren recibir su reembolso o compensación.
Las notas de gastos digitales reducen el tiempo dedicado en todas las fases del proceso, desde la creación del gasto hasta la transmisión de este a contabilidad y su aprobación. Todas las etapas se optimizan, y no necesitan más que la mínima intervención humana.
Los departamentos contables y financieros son más eficientes y eficaces en estas tareas, ya que no se necesita la doble verificación, se evitan errores e intentos de fraude, así como pérdidas de recibos y facturas. Todos los datos se centralizan de manera automática en un solo espacio, que puede ser consultado desde cualquier parte y en cualquier momento. Se obtiene, de igual manera, una visión en tiempo real de la tesorería de la empresa.
Mejor Control de los Gastos. Ventajas Digitalización de Gastos Profesionales.
Como hemos mencionado anteriormente, al estar todos los datos reunidos en una sola plataforma, empleados y departamentos implicados en el control y cumplimiento de la política de gastos, podrán acceder fácilmente a toda la información contable de la empresa.
Esta es una gran ventaja que ofrecen estas soluciones, ya que se pueden estudiar las distintas partidas de gastos y optimizar los presupuestos, además de ayudar a una mejor toma de decisiones para la empresa.
Detección de duplicados, controles de automatización de la política de gastos, flujos de trabajo independientes, Business Intelligence, tratamiento automático del IVA en Odoo. Estas son solo algunas de las funcionalidades que ofrece una solución como Expensya.
Flujo de Validación Simplificado.
Las soluciones de gestión de gasto digitalizadas se adaptan a los procesos internos de la empresa, permitiendo así gestionar los flujos de validación directamente en la nube, facilitando la transmisión de gastos de los trabajadores, la validación y la integración en el sistema contable.
Los responsables serán notificados de manera automática cuando tengan algún gasto o informe a aprobar, lo que otorga una mayor visibilidad sobre los gastos de todos los trabajadores, una reducción del tiempo dedicado a esta tarea y el fin de los retrasos en los reembolsos.
Almacenamiento Digital, Legal y Seguro.
Hace algunos años que entró en vigor la Orden EHA / 962 / 2007 del 10 de abril, que dio un giro a la situación de los archivos en papel. Según esta ley, los archivos físicos dejan de ser obligatorios para su presentación ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria, y está permitido el almacenamiento de estos recibos de manera digital.
Es importante recalcar que estos archivos digitales están permitidos siempre y cuando su digitalización se haya hecho a través de una de las aplicaciones que cuentan con la homologación de la Administración española. Siendo así, todos los recibos digitales tienen el mismo valor legal que los archivos en papel.
Con este tipo de almacenamiento se asegura la conservación de los recibos en un lugar seguro y centralizado, además de reducir los riesgos de pérdidas y alteraciones de éstos.
Tipos de Documentos a Digitalizar. Ventajas Digitalización de Gastos Profesionales.
Para las empresas, tener su documentación digitalizada supone una ventaja competitiva frente a las demás.
Existen, sobre todo, dos tipos de documentos que deben pasar por este proceso de digitalización para una mejor gestión de los gastos profesionales de una empresa: los externos y los internos.
Documentos Externos.
- Facturas de pagos y cobros.
- Extractos bancarios.
- Notas de envío y cartas comerciales.
- Comprobantes postales.
- Tiques de restauración.
- Declaración de impuestos.
- Recibos.
Documentos Internos.
- Lista de salarios y sueldos.
- Comprobantes de salidas de mercancías.
- Copias de facturas de pago.
- Copias de recibos, cartas comerciales, cheques, etc.
- Justificantes de cambios o devoluciones.
- Recibos de caja o comprobantes de ingreso.
- Comprobantes de depósitos y retiros de cuentas de ahorro.
Conclusión. Ventajas Digitalización de Gastos Profesionales.
Odoo y Expensya son una solución y complementos perfectos. La optimización de la gestión de los gastos profesionales es un hecho con el uso de estas plataforma.
Su uso es fácil e intuitivo. Ya que el usuario solo tiene que tomar una fotografía del recibo o ticket, la tecnología de reconocimiento de caracteres (OCR`+) detecta toda la información fundamental y la sube directamente a la solución.
El empleado solo tiene que comprobar esta información y enviarla directamente a los responsables para su aprobación. Estos son notificados al instante, y pueden aprobar o rechazar los gastos, enviándolos o no a contabilidad en un solo clic.
Además, esta solución Expensya cuenta con la homologación necesaria de la Agencia Tributaria, por lo que los documentos digitalizados cuentan con la misma validez legal que los archivos en papel. Pero esto no es todo. Ya que se adapta a las necesidades de cada empresa. Se integra en el ecosistema de programas con el que cada entidad cuenta, como Odoo en nuestro caso. Ofrece simplificación de los desplazamientos de negocio
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